Kongressmanagement
Das Kongressmanagement ist die Königsdisziplin jeglichen Veranstaltungswesens. Es subsumiert das Können und zielgerichtete Networking in wissenschaftlichen Fachbereichen, die guten Beziehungen und Kenntnisse um Tagungsorte, Hotels und Lieferanten, die Verfügbarkeit umfangreicher Datensammlungen, Erfahrungen um Datenschutz, Gemeinnützigkeit, Steuern und Fördermöglichkeiten sowie schlussendlich auch die Automatisierung verschiedener Prozesse zwecks Zeitgewinnes und Fehlerfreiheit.
Unsere Erfahrung
Wir haben mit dem Start von Conventus vor über 20 Jahren sehr erfolgreich Messen durchgeführt, umfangreiche Marketingprojekte betreut, glamouröse und spektakuläre Events veranstaltet sowie Workshops und Tagungen organisiert. Diese Detailkenntnisse und Erfahrungen sind einer unserer Erfolgsfaktoren der Königsdisziplin „Kongressmanagement“.
Unsere Vorteile
Ein weiterer Erfolgsfaktor und einzigartig in der Kongressbranche ist die inhouse vorgenommene Konzentration von Spezialwissen. Dies ist bei unseren 150 festangestellten Mitarbeitern und in etwa gleicher Anzahl Veranstaltungen pro Jahr sehr gut möglich und von großem Vorteil für jedes Projekt in punkto Synergien, Effizienz und Kostenersparnis. So sind im letzten Jahrzehnt neben bekannten Bereichen – Projektteam, Personal, Finanzmanagement und Förderung, Teilnehmer-, Abstract- und Hotelmanagement – besondere Wissenseinheiten bei Conventus entstanden.
Projektleitung
Sie haben Ihren persönlichen Ansprechpartner, sichern sich Verlässlichkeit und Zielorientierung, eine koordinierte und innovative Zusammenarbeit sowie Ihre individuelle und perfektionierte Umsetzung.
Unsere derzeit sieben Teamleiter – mit jeweils mehr als 10-jähriger Erfahrung bei Conventus – führen administrativ und inhaltlich ihr Projektteam. Der Teamleiter mit seinen Teammitgliedern – Seniorprojektleiter, Projektleiter, Juniorprojektleiter und Assistenten – sichert Kompetenz, Erfahrung, Manpower und auch Vertretung im Falle von Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel.
- Projektkonzeptionierung, -steuerung, -bearbeitung und -kontrolle
- Risikoanalyse
- Meilensteine und Zeitpläne
- Budgetführung
- Erfolgsmanagement
- Vertragliche Bindung Leistungsträger
- Koordination von Dienstleistern
- Jour fixe mit Tagungsleitung
- Persönliche Termine mit Tagungsleitung, Location und Industrie
- Dokumentation aller Aufgabenbereiche
Finanzmanagement und Förderung
Ihr Projektleiter von Conventus erstellt einen Finanzierungsplan, kennzeichnet und bespricht mit Ihnen markante Positionen, optimiert Einnahmen und Ausgaben und übernimmt Verantwortung.
- Erstellung eines Finanzierungsplanes
- Optimierung von Kennzahlen und Einflussfaktoren
- Funding
- Controlling
- Einwerbung von Fördergeldern
- Abwicklung des kompletten Zahlungsverkehrs inkl. Mahnwesen
- Steuerliche Hinweise
- Regelmäßige Information zu Budgetfortschritt
- Transparenz und (steuerlich vorbereitete) Abrechnung
- Übernahme der finanziellen Verantwortung
Teilnehmermanagement
50 oder 10.000 Teilnehmer – vom korrekten Handling der Teilnehmergebühren, über Online-Registrierung und verschiedene Zahlungsschnittstellen online bis zur versierten und gastorientierten telefonischen und persönlichen Betreuung – unsere umsichtigen und erfahrenen Mitarbeiter sind für jeden Gast da. Bis dato haben wir mehr als eine halbe Million Teilnehmer registriert!
- Management der Teilnehmer- und Stornierungsgebühren (Preisstaffelung, Deadlines, Abfragen, Rechnungsstellung)
- Berücksichtigung von Datenschutz und AGB
- Einbindung der Onlineregistrierung in die Kongresshomepage
- Individuelle Teilnehmerkommunikation via Telefon, E-Mail und Chat
- Datenbankmanagement inkl. statistischer Auswertungen
- Zahlungsabwicklung mit modernster Software und Bezahlsystemen, Abrechnung und Mahnwesen
- Betreuung und Koordination vor Ort
Referentenmanagement
Die Redner und deren Vorträge sind grundlegendes Element des Kongresses. Ihnen gerecht zu werden im Sinne ausgezeichneter Information, professioneller Unterstützung und persönlicher Betreuung sind Herausforderungen, die unser mehrsprachiges und versiertes Team vom Referentenmanagement gern annimmt.
- Individuelle Betreuung
- Information allgemein zum Kongress, zu personenspezifischen Einsätzen
- Regelmäßige Erinnerungen
- Koordination der technischen Anforderungen und Support
- Vertragsbindung und Abrechnung Honorare, Reise- und Hotelkosten
- Registrierung, Reiseorganisation, Buchung von Reise- und Hoteltickets
- VIP-Transfers und persönliche Betreuung vor Ort
- Rednergeschenke
Wissenschaftliches Sekretariat
Ihre größte Aufmerksamkeit und meiste Zeit gelten voraussichtlich der Erstellung des wissenschaftlichen Programms. Wir können Sie hierbei umfangreich unterstützen!
- Akquise und Ansprache von Referenten
- Interaktive, digitale Programmsoftware
- Koordination der Programme der Fach- und Arbeitsgruppen
- Organisation und Protokollierung von Arbeitskreistreffen
- Review-Koordination
- Programmmanagement
- Analyse der vorangegangenen Programme und Erfolgsfaktoren
- Erfolg von Sitzungen und Kursen/Workshops
- Wiederkehrende vs. fehlende Topics
- Beratung hinsichtlich Programmstruktur und Ablauf
- Optimiertes Einpassen von Industriesymposien
- Effizientes Raummanagement
Abstractmanagement
Conventus unterstützt nicht nur softwareseitig den Online-Einreichungsprozess. Auch Vergleiche zu Anzahl und Inhalten der Themen der Vorjahre, die Bewertungsmodalitäten, der Reviewprozess selbst bis zur Übernahme der Abstracts in das wissenschaftliche Programm wird von uns persönlich unterstützt und die Daten automatisiert übernommen sowie für den Druck bereitgestellt.
- Unterstützung bei der Formulierung von Themenschwerpunkten
- Serviceorientierte Online-Einreichung (Vorträge, ePoster, Poster, Videopräsentationen)
- Flexibler und zeitsparender Online-Review-Prozess
- Korrespondenz mit und Hilfe-Support für die Autoren
- Online-Programmmodul
- Veröffentlichungen (Zeitschriften, digitaler oder gedruckter Abstractband)
Teilnehmermarketing
Zielgerichtete und kreative Marketingmaßnahmen binden Ihren Kongressteilnehmer, sorgen für Mitgliederzuwachs und erschließen neue Teilnehmergruppen für Ihren Kongress. Dies verwirklichen wir für Sie mit einem einzigartigen Netzwerk und einem umfangreichen firmeneigenen Adresspool. Das für Sie individuell auf Ihre Zielgruppe abgestimmte Marketingkonzept diskutieren wir mit Ihnen und setzen es mit Ihrer Zustimmung um.
Unsere Leistungen im Einzelnen:
- Dialogmarketing: direkte und persönliche Teilnehmerwerbung via E-Mail und Post
- Cross Media Marketing: Kommunikation auf allen Kanälen
- Anzeigen/Beilagen in Fachzeitschriften
- Kooperationen mit Fachgesellschaften/Verbänden/Netzwerken
- Auslagen auf Fachveranstaltungen
- Veranstaltungsplatzierung in Online-Kalendern
- Social Media: interaktive Ansprache Ihrer Zielgruppe
Industriemarketing und Vertrieb
Die Industrie ist wertvoller Partner der Teilnehmer, fester Bestandteil der Wissenschaft und bildet darüber hinaus ein Finanzierungsfundament Ihres Kongresses.
Conventus hat ein umfangreiches Netzwerk von nationalen und internationalen Unternehmen. Wir analysieren beständig den Markt, erstellen projektspezifisch Ausstellungs- und Sponsorenkonzepte und arbeiten eng und erfolgreich mit der Industrie zusammen.
- Daten- und Kontaktauswahl, -recherche und -bereitstellung
- Konzepterarbeitung für Industriebeteiligungen
- Berücksichtigung von Kodizes (FSA, Ethical MedTech, etc.)
- Live-Demonstration in virtuellen Meetings (via Zoom/Teams)
- Standardisierte Administration (Vertrag, Information, Rechnungslegung)
- Effiziente und fachspezifische Akquise durch geschultes und erfahrenes Personal
- Standplanung unter Berücksichtigung räumlicher und sicherheitstechnischer Gegebenheiten
- Koordination jeglicher Gewerke (wie Standbau, Catering etc.)
- Serviceorientierte Betreuung der Aussteller
- Lenkung der Teilnehmerströme
- Trusted Partner Ethical MedTec
Presse und Öffentlichkeitsarbeit
„Tue Gutes und rede darüber!“ Neue wissenschaftliche Erkenntnisse, Forschungsprojekte und Behandlungsstandards vorzustellen, ist eine wertvolle Aufgabe. Conventus hat ein sehr gutes Netzwerk zu Presse, Funk und Fernsehen, um zielgerichtet zu agieren. Wir organisieren, dass Sie in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden.
- Beratung und individuelle Konzeption der Pressearbeit inklusive Herausarbeitung von Schwerpunktthemen, proaktive Kommunikation
- Aufwands- und Nutzenbetrachtung
- Erstellung, Recherche und Redaktion von Pressemitteilungen inklusive Zeitmanagement
- Versand an relevante Medien und persönliche Medienkontakte
- Betreuung von Presseanfragen, Koordination und Vermittlung von Interviewterminen, persönliche und aktive Medienkommunikation
- Erstellung und Content-Pflege des Pressebereiches der Kongresshomepage
- Organisation von Pressekonferenzen inklusive Erstellung der Medieninformationen
- Medienresonanzbeobachtung vor, während und nach dem Kongress sowie Erstellen eines Pressespiegels
Homepage
Ihrer Präsentation zum Kongress im Internet kommt große Bedeutung zu. In Linie zum Kongressdesign setzen wir diese routiniert, gut strukturiert und – mit vielen variablen Komponenten – effizient um. Natürlich wird diese von uns auch permanent aktualisiert.
- Hostingdienstleistungen (Datensicherung sämtlicher Serverdaten, Domainsicherung)
- Designentwicklung (Layoutraster, Farb- und Navigationskonzept)
- Umsetzung der Website (hochwertiges HTML-Template, Content-Management-System TYPO3)
- Datenpflege und Redaktion
- Betreuung im laufenden Betrieb
- Umsetzung der Website (suchmaschinenoptimiert und im responsive Design)
- Umsetzung eines Online-Programmplaners für Teilnehmer
- „Language Management"
- Laufzeit der Homepagebetreuung in der Regel 2 Jahre
- Onsite-Optimierungspotenzial
- Lagerung der Website auf einer virtuellen Maschine mit fest zugesicherten Ressourcen und maximaler Sicherheit
Design, Druck und Versandoptimierung
Ob mit unseren Grafikdesignern oder dem von Ihnen bevorzugten: Wir gestalten mit Ihren Wünschen gleichermaßen routiniert wie innovativ, schnell, gut und kostenbewusst! Darüber hinaus verstehen und organisieren wir natürlich die nachgeordneten Prozesse, wie rechtzeitige Erstellung der verschiedenen Druckelemente, die Auswahl und Bereitstellung der postalischen und elektronischen Adressdaten und den kostenoptimierten Versand.
Die automatisierte Übernahme von Programm- und Rednerdaten aus der Online-Programmerstellung sichert darüber hinaus zeitsparende und fehlerfreie Darstellungen.
- Erstellung eines Corporate Designs
- Umsetzung jeglicher Drucksachen
- Elektronische Umsetzungen
- Branding und Werbemittel
- Druckkostenreduzierung über Green Meetings
- Versandoptimierung
Social Events und Networking
Networking Evening, City-Tour, Gamification und Gala-Dinner - diese besonderen Events sind die eigentlichen Highlights des Kongresses. Viele Jahre später erinnert sich kaum noch jemand an das wissenschaftliche Programm, aber wohl an das außergewöhnliche Ambiente, die großartige Band, das fantastische Essen, die gute Stimmung, den Spaß und die interessanten Kontakte…
Conventus schöpft aus einem übergroßen Erfahrungsschatz – vom Opernball bis zur Schatzsuche, vom Barbecue bis zum 6-Gang-Menü, von der Moritzbastei bis zum Maximilaneum, wir verstehen Anlässe!
Ob rustikal oder luxuriös, in Deutschland oder Übersee, wir finden für jeden Anlass überall die passende Location und machen aus Ihrem Event ein unvergessliches Erlebnis!
- Konzeption und Budgetierung
- Recherche und Auswahl von Dienstleistern, Locations, Bands und Künstlern, Technik, Catering, Show Acts
- Angebotseinholung, Verhandlung, Vertragslegung
- Dekoration, Einladungsmanagement, Shuttleservice
- Vor-Ort-Besichtigungen
- Koordination aller Subunternehmen und Lieferanten
- Beachtung geltender Compliance-Vorgaben
- Betreuung während des gesamten Events
Hotelmanagement
Langjährige, persönliche und gute Verbindungen zu Hotels, Tourismuszentralen und Hotelplattformen sowie zahlreiche Buchungen über 20 Jahre hinweg sichern uns und unseren Gästen sowohl ausreichende Kapazitäten als auch bestmögliche Konditionen.
- Auswahl und Bindung von Zimmerkontingenten in unterschiedlichen Preissegmenten
- Verhandlung optimaler Raten und Stornierungsbedingungen
- Bündelung und Bereitstellung aller Informationen für die Teilnehmer
- Reservierungsmöglichkeit über alle Kommunikationswege
- Ständiger Ansprechpartner für Teilnehmerrückfragen
Venue Sourcing
Bei mehr als 2.000 durchgeführten Workshops, Tagungen und Kongressen inklusive Vorstandssitzungen, Referenten- und Gesellschaftsabenden sowie Übernachtungen haben wir entsprechend viele Erfahrungen, Kontakte und Informationen verfügbar zu Hotels, Tagungsorten, Kongresszentren, Universitäten, Szenelocations…
Wir prüfen Qualität, Verfügbarkeit, Kosten und Verträge, wir optimieren Termine im Sinne von themenverwandten sowie konkurrierenden Veranstaltungen, vergleichen und finden den richtigen Standort, die stimmige Location und den idealen Tagungsort für Sie!
- Bedarfsanalyse, Locationkonzeptionierung und Raumoptimierung
- Festlegung finanzieller Aspekte
- Terminvorgabe und -optimierung
- Recherche Locations, Angebotseinholung sowie Verhandlungen und Leistungsoptimierungen
- Vertrags- und Stornierungsprüfung inkl. Optimierung/Verhandlung
- Vor-Ort-Besichtigungen
- Handling aller Gewerke, wie Mobiliar, Catering, Security, Dekoration u.v.m.
- Branding und Wegeführung
- Vor-Ort-Betreuung
Catering
Neben den interessanten Inhalten auf Tagungen ist das Catering der wichtigste Punkt, denn das leibliche Wohl während einer Veranstaltung bleibt den Teilnehmern immer in Erinnerung. Vor allem, wenn ein Kongress etwas länger dauert, ist ein gutes Catering das A und O, um die Teilnehmer bei Laune zu halten.
- Bedarfsanalyse und Budgetierung
- Konzeption
- Recherche von Dienstleistern und Angebotseinholung
- Vertragslegung
- Vor-Ort-Betreuung
Zertifizierung
Die Zertifizierung ist dem Teilnehmer sehr wichtig und somit ein nicht zu unterschätzendes Entscheidungskriterium. Sowohl für die Organisation zwecks Teilnehmermarketing im Vorfeld, für die eigentliche Realisierung vor Ort als auch die Bearbeitung im Nachgang des Kongresses zeichnet sich Conventus verantwortlich.
- Beantragung der Zertifizierung (CMS, UEMS-EACCME, ATF etc.)
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Kommunikation mit den Zertifizierungsstellen (LÄK, etc.)
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Handling der Interessenskonflikterklärungen
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Elektronische Erfassung der Teilnehmer
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Darstellung in den Kongressmedien
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Manuelle und automatisierte Lösungen
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Sorgfältige Nachbereitung/Erstellung der Zertifikate/Datenübermittlung
Evaluation
Evaluierungen sind Voraussetzung, um auch künftig eine hohe Qualität aller Komponenten des Kongresses zu gewährleisten. Themenauswahl, Praxisorientierung, Vortragsdisziplin, Vortragsqualität, Pausenlängen, Marketing, Pausenversorgung, Informationsübermittlung, Erfolgsmessung – Conventus bereitet die Evaluierung vor, stimmt diese mit Ihnen ab, setzt sie vor Ort oder im Nachgang manuell oder elektronisch um und stellt Ihnen eine Auswertung zur Verfügung.
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Erstellung der Evaluation
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Manuelle und automatisierte Lösungen
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Einbeziehung von Apps, Homepage und digitaler Kongressplattform
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Auswertung und Bereitstellung von Teilnehmerstatistiken
Es geht noch mehr
Conventus organisiert tagtäglich noch vieles mehr – fragen Sie uns!
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Bid-Prozess
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Datenmanagement
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Dekoration
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Fotografen
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Hostesseneinsatz
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Kinderbetreuung
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Steuerabwicklung Ausland
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Sicherheits- und Sanitätsdienst
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Sonderabkommen mit DB und Fluggesellschaften
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Tour- und Cityguide
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Transferleistungen
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Übersetzungsdienste
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Visabeschaffung
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Zolldeklaration
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u.v.m.
