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Abteilungsassistent(in) im Bereich Venue Sourcing, Social Events und Catering

Sie kommen aus der Hotel-, Veranstaltungs- und Eventbranche oder aus dem Bereich Catering und Bankett und suchen eine Veränderung? Dann sind Sie genau richtig bei uns in der Abteilung.

Conventus organisiert Kongresse in Deutschland und der Welt seit 21 Jahren und führt diese vor Ort durch. Wir waren bereits auf allen Kontinenten tätig, in Europa mindestens in jeder Hauptstadt und in Deutschland in jeder Stadt, wo es ein größeres Kongresszentrum gibt! Unsere Kunden sind gemeinnützige, wissenschaftliche bzw. medizinische Gesellschaften. In Coronazeiten führen wir unsere Kongresse digital oder hybrid durch. Unser Team besteht aktuell aus 5 Mitarbeiter*innen. Weitere ca. 140 Mitarbeiter*innen sind in Projektteams und in Abteilungen wie IT & Webdevelopment, Druck & Design, Vertrieb, Kongresstechnik, Hotelmanagement etc. organisiert.

Neben Gleitzeit, der Möglichkeit zum Homeoffice und familiär/freundschaftlicher Atmosphäre sind unsere „Gimmicks“ auch eine eigene Kantine, Obst, Kaffee, Tee, Teamevents sowie eine spektakuläre Weihnachtsfeier, Jahresendprämie und natürlich passendes Gehalt, Altersvorsorge etc.

Beste Voraussetzungen also auch für SIE! 

Deine Aufgaben:

Venue Sourcing, Konzeption, Umsetzung/Steuerung, Betreuung und Nachbereitung von Tagungslocations und Social Events im Rahmen von Kongressen und Veranstaltungen

  • Recherche und Terminanfragen von Dienstleistern, Künstlern, Hotels, Partnerunternehmen und Veranstaltungsorten
  • Konzeption, Kostenkalkulation, Angebotseinholung, -prüfung, Vertragsabschluss, Überwachung vor Ort, Auswertung und Erfolgskontrolle
  • Erstellung von Ablaufplänen
  • Assistenz bei der Planung von Cateringkonzepten, Koordination und Betreuung im Rahmen von Kongressen und Veranstaltungen
  • Assistenz bei der Organisation, Planung und Betreuung von Events mit allen Einzelaufgaben
  • Koordination und Absprachen zwischen internen und externen Schnittstellen (Dienstleister)
  • Datenpflege und -verwaltung (Optionen, Ablagen Angebote und Verträge, Datenbankpflege der Dienstleister)
  • Schnittstelle zu den Projektteams sowie deren Unterstützung und Beratung

Dein Profil:

  • bestenfalls erste Erfahrungen in Konzeption und Organisation z. B. von Events, Messen bzw. in den Bereichen Hotel, Location, Bankett und Catering
  • abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im kaufmännischen/betriebswirtschaftlichen Bereich (z.B. Marketing/Eventmanagement/Tourismus/Hotellerie, …)
  • sichere, kompetente und serviceorientierte Kommunikationsfähigkeit und überzeugendes, sympathisches Auftreten
  • schnelle Auffassungsgabe und Problemlösungskompetenz
  • sehr gute Fähigkeit zur Selbstorganisation und hohe Eigeninitiative
  • unternehmerisches Denken und Handeln sowie Verhandlungsgeschick
  • starkes Verständnis für Zahlen und Zusammenhänge
  • teamfähig, zuverlässig, strukturiert, engagiert
  • sicherer Umgang mit MS Office und Datenbanken
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse wünschenswert

Diese Kenntnisse und Eigenschaften, gepaart mit Erfahrung im Umgang mit Kunden sind Basis für Ihre Karriere bei uns. Weil wir mit den wissenschaftlichen Fachtagungen ein breites Spektrum bedienen, haben wir ausgezeichnete Erfahrungen mit Mitarbeitern unterschiedlichster Ausbildungen bzw. Hochschulabschlüssen sammeln können.

Wir bieten eine Stelle, die sehr viel Möglichkeit zur eigenen Entfaltung bietet, die keine vorgefertigte Arbeitsplatzbeschreibung hat, sondern sich eine über die Zeit erarbeitet. Eine Stelle, die auch Quereinsteigern eine Chance bietet, sich weiterzuentwickeln. Sie sollten bestenfalls eine Vorbildung in den oben genannten Bereichen haben, aber auch Kenntnisse im Bereich Controlling. Das Wichtigste aber sind Engagement und Leidenschaft…

Sie finden sich wieder in unserem Profil? Sie schätzt unser Kundenklientel – die Wissenschaft & Medizin? Sie suchen nach Sinn und Anerkennung? Dann herzlich willkommen in unserem Team!

Eintritt ab:

sofort möglich

Dauer:
befristet für 2 Jahre, Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angedacht

Arbeitszeit:
Vollzeit, Teilzeit auf Wunsch möglich

Ansprechpartner:

Frau Karola Mannigel
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung ausschließlich per Email an: bewerber(at)conventus.de