Geschäftsstellenmanagement

Im Zuge immer knapperer Ressourcen ist eine Geschäftsstelle, die Sekretariatsarbeit, die Öffentlichkeitsarbeit, die Finanzbuchhaltung und auch die Mitgliederverwaltung kaum noch gut und kostenbewusst zu bewerkstelligen. Vertretungen bei Krankheit, Schwangerschaft und Urlaub sind aufwendig zu generieren und schwierig einzuarbeiten. Conventus bietet Ihnen Komplettlösungen ebenso wie die Übernahme von Teilbereichen.

Interessiert? Wir bieten Ihnen folgende Schwerpunkte an:

Mitglieder­verwaltung

Der Aufwand der Mitgliederverwaltung ist beträchtlich – Datenablage, Sicherung, Aktualisierung, Archivierung, Auskünfte von und Informationen an Mitglieder, Buchhaltung… 

 

Conventus erledigt dies sehr routiniert und trotzdem persönlich und individuell. Vertretungen von Mitarbeitern sind ebenso gesichert wie die Erreichbarkeit, Technik und benötigte Software generell auf dem aktuellen Stand. Die Erfahrungen von anderen Gesellschaften könnte zudem auch Basis für die Entwicklungen Ihrer Gesellschaft sein!    

 

  • Anlegen und Pflege der Mitgliederdatenbanken 

  • Korrespondenz mit Mitgliedern 

  • Einwerben neuer Mitglieder 

  • Erstellen von Serienbriefen, Mitgliederlisten, Rundschreiben

  • Rechnungsstellung der Mitgliedsbeiträge

  • Erstellung von Berichten und Statistiken zur Mitgliederentwicklung

  • Archivierung der Unterlagen der Gesellschaft

  • Einhaltung und Überwachung des Datenschutzes 

Geschäfts­stelle

Die Betreuung der Geschäftsstelle ist eine Herausforderung für jede Gesellschaft. Einerseits sind die Aufgaben sehr facettenreich und äußerst sensibel, andererseits sind mehrere Mitarbeiter mit entsprechender Ausbildung oftmals nicht ausgelastet und kostenintensiv.     

 

Conventus kann dieses Dilemma in einen Vorteil wandeln, da versierte Mitarbeiter je nach Aufgabengebiet und Aufwand auch zwei oder mehr Gesellschaften betreuen können. Zudem ist eine Vertretung bei uns weitaus eher realisierbar. 

 

  • Erreichbarkeit zu vereinbarten Zeiten 

  • Identifikation mit Verbandszielen und Betreuung aller Organe  

  • Bearbeitung des Schriftverkehrs und Postverteilung  

  • Verwaltung von Miete, Technik, Software, Material 

  • Aufgaben- und Terminkontrolle der Vorstandsmitglieder

  • Archivierung der Unterlagen der Gesellschaft

  • Organisation von Board-Meetings, Sitzungen und Versammlungen 

  • Verwaltung und Betreuung von wissenschaftlichen Preisen, Ausschreibungen, Förderungen

  • Koordination von Preisverleihungen und Ehrungen 

  • Strategische Beratung 

Finanz­buchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist eine besonders spezifische Aufgabe. Conventus setzt diese bereits viele Jahre erfolgreich für gemeinnützige Gesellschaften um. Gern übernehmen wir diese Tätigkeit auch für Sie!   

 

  • Aktive Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister und Kassenprüfer der Gesellschaft 

  • Buchungen, Kontobewegungen, Einnahmen-/Ausgabenrechnung 

  • Prüfung und Überweisung von Rechnungen 

  • Durchführung Beitragseinzug und Eintrag erfolgter Beitragszahlung

  • Übersicht und Berichtswesen für den Schatzmeister

  • Kontrolle der Zahlungseingänge 

  • Nachforderung von angefallenen Gebühren/Beiträgen

  • Ausstellen von Beitragsbescheinigungen

  • Führung Anlagenverzeichnis und Ermittlung der Abschreibungsbeiträge der Wirtschaftsgüter

  • Aufbereitung sämtlicher Unterlagen für die Umsatzsteuerklärung